Rückstellung für Prozesskosten: Gebühren nach GKG und RVG berechnen und bilanzieren

Wann ein Rechtsstreit eine Rückstellung auslöst

§ 249 Abs. 1 Satz 1 HGB verlangt Rückstellungen „für ungewisse Verbindlichkeiten“. Ein anhängiger Prozess erzeugt gleich mehrere davon. Die Verfahrensgebühr Ihres eigenen Anwalts entsteht schon „für das Betreiben des Geschäfts einschließlich der Information“ (Vorbemerkung 3 Abs. 2 VV RVG), fällig wird sie aber in der Regel erst mit dem Ende des Auftrags, einer Kostenentscheidung oder dem Ende des Rechtszugs (§ 8 Abs. 1 RVG). Wer verliert, trägt nach § 91 Abs. 1 Satz 1 ZPO die Kosten des Rechtsstreits und erstattet dem Gegner dessen gesetzliche Anwaltsgebühren (Abs. 2 Satz 1). Die Gerichtskosten schuldet zunächst, wer das Verfahren beantragt hat (§ 22 Abs. 1 Satz 1 GKG), am Ende auch, wem das Gericht die Kosten auferlegt (§ 29 Nr. 1 GKG).

Ob diese Kosten und der eingeklagte Betrag hineingehören, entscheidet die Wahrscheinlichkeit der Inanspruchnahme. Die Finanzverwaltung fasst die Rechtsprechung so zusammen: Für die Inanspruchnahme müssen „mehr Gründe dafür als dagegen sprechen“, und die pessimistischste Alternative darf nicht gewählt werden (H 5.7 (6) EStH, BFH XI R 64/04). Die Höhe folgt dem notwendigen Erfüllungsbetrag (§ 253 Abs. 1 Satz 2 HGB) – bei Prozesskosten ein Betrag, den amtliche Tabellen vorgeben.

Steuerlich gilt eine zusätzliche Grenze: „Bei am Bilanzstichtag noch nicht anhängigen Verfahren/Instanzen fehlt es an der wirtschaftlichen Verursachung“ (H 5.7 (5) EStH, BFH I R 14/95). Zurückgestellt werden also die Kosten der Instanz, die am 31. Dezember läuft, nicht die einer erst erwarteten Berufung. Wie Urteile und Vergleiche aus den Wochen nach dem Stichtag zu behandeln sind, erklärt die Seite zur Wertaufhellung; hier geht es um die Rechnung.

Verklagt oder selbst Kläger: welche Kosten jeweils hineingehören

Passiv- und Aktivprozess unterscheiden sich darin, welche Posten vom Ausgang abhängen.

Beispiel: Ihre Gesellschaft klagt eine Werklohnforderung über 22.000 € ein. Die Gerichtsgebühr von 3,0 × 405,00 € = 1.215,00 € hat sie vor der Zustellung gezahlt (§ 12 Abs. 1 Satz 1 GKG); sie steht schon im Aufwand. Ihr Anwalt wird für die Instanz voraussichtlich 1,3 × 872,00 € + 1,2 × 872,00 € + 20,00 € = 2.200,00 € netto berechnen. Dieser Betrag gehört zum Stichtag in die Rückstellung, auch wenn der Prozess gute Aussichten hat: Das eigene Honorar schuldet die Gesellschaft unabhängig vom Ausgang, und eine erhoffte Kostenerstattung durch den Gegner ist noch nicht realisiert (§ 252 Abs. 1 Nr. 4 Halbsatz 2 HGB). Weitere 2.200,00 € für den Anwalt des Beklagten kommen nur hinzu, wenn ein Unterliegen wahrscheinlich ist.

Gebührensätze nach GKG und RVG bei 48.000 € Streitwert

Tabellen in der Fassung des Kosten- und Betreuervergütungsrechtsänderungsgesetzes 2025 (BGBl. 2025 I Nr. 109). 48.000 € fallen in die Wertstufe bis 50.000 €.

Die Rechenregel steht im Gesetz selbst: Bis 500 € Streitwert beträgt die Gerichtsgebühr 40 €, die Anwaltsgebühr 51,50 €; darüber steigen beide in festen Stufen (§ 34 Abs. 1 GKG, § 13 Abs. 1 RVG). In Anlage 2 der beiden Gesetze lesen Sie die volle Gebühr für die nächsthöhere Wertstufe ab und multiplizieren sie mit dem Satz aus dem Kostenverzeichnis des GKG bzw. dem Vergütungsverzeichnis des RVG.

Umsatzsteuer berechnet der Anwalt auf seine Vergütung zusätzlich (Nr. 7008 VV RVG); Gerichtsgebühren enthalten keine. Kann Ihre Gesellschaft die Vorsteuer abziehen, gehört die Umsatzsteuer der eigenen Anwaltsrechnung nicht in die Rückstellung.

Für ältere Verfahren gelten ältere Tabellen: Gerichtskosten richten sich nach dem Recht, das bei Anhängigkeit galt (§ 71 Abs. 1 Satz 1 GKG), ein später eingelegtes Rechtsmittel aber nach neuem Recht (Satz 2). Die Anwaltsvergütung folgt dem Recht zur Zeit des unbedingten Auftrags (§ 60 Abs. 1 Satz 1 RVG). Prüfen Sie deshalb bei jedem Verfahren, das vor Juni 2025 begann, welche Fassung gilt.

Beispiel: Schadensersatzklage über 48.000 € zum 31. Dezember 2025

Beispiel: Ein Kunde, selbst eine vorsteuerabzugsberechtigte GmbH, verklagt eine IT-Dienstleistungs-GmbH vor dem Landgericht (Streitwert über 5.000 €; für Klagen, die seit dem 1. Januar 2026 anhängig werden, gilt die Grenze von 10.000 €, § 23 Nr. 1 GVG, § 44 EGGVG) auf 48.000 € Schadensersatz wegen eines Datenverlusts. Die Klage geht im Oktober 2025 ein, im selben Monat beauftragt die GmbH ihren Anwalt. Nach dessen schriftlicher Einschätzung zur Lage am Stichtag spricht mehr für ein Unterliegen als dagegen.

Gebucht wird in zwei Teilen, damit Schaden und Verfahrenskosten in der GuV getrennt bleiben: über 48.000,00 € SKR03 4900 an 0970 bzw. SKR04 6300 an 3070 (sonstige betriebliche Aufwendungen an sonstige Rückstellungen), über 8.739,00 € SKR03 4950 an 0970 bzw. SKR04 6825 an 3070 (Rechts- und Beratungskosten). In der Bilanz stehen beide Beträge unter B. 3. sonstige Rückstellungen (§ 266 Abs. 3 HGB).

Die Umsatzsteuer der eigenen Anwaltsrechnung – 648,38 € auf 3.412,50 € – bleibt draußen, weil die GmbH sie als Vorsteuer abzieht. Auch die Kosten des Klägers sind netto angesetzt: Umsatzsteuer erhält er im Kostenfestsetzungsverfahren nur mit der Erklärung, dass er sie nicht als Vorsteuer abziehen kann (§ 104 Abs. 2 Satz 3 ZPO). Verlangt ein Kläger Zinsen ab Rechtshängigkeit (§ 291 BGB), gehört der bis zum Stichtag aufgelaufene Teil ebenfalls hinein; im Beispiel sind keine beantragt.

Steuerlich deckt sich der Ansatz, weil am Stichtag genau die erste Instanz anhängig ist (H 5.7 (5) EStH). Hielte der Anwalt ein Unterliegen nicht für überwiegend wahrscheinlich, blieben nur die 3.412,50 € für das eigene Honorar.

Vier Verfahrensstände am Stichtag und ihre Rückstellung

Derselbe Rechtsstreit über 48.000 €, zum 31. Dezember 2025 in unterschiedlichen Stadien.

Die Tabelle folgt der steuerlichen Instanzregel. Für die Handelsbilanz enthält das HGB keine eigene Vorschrift über Instanzen; maßgeblich bleibt der nach vernünftiger kaufmännischer Beurteilung notwendige Erfüllungsbetrag (§ 253 Abs. 1 Satz 2 HGB). Setzt die Handelsbilanz mehr an, etwa weil der Gegner die Berufung schon angekündigt hat, wird der Ansatz für die Steuer durch Zusätze oder Anmerkungen angepasst (§ 5b Abs. 1 Satz 2 EStG).

Endet ein Prozess in erster Instanz durch Vergleich, sinkt die Gerichtsgebühr unter den Voraussetzungen der Nr. 1211 KV GKG auf 1,0; dafür entsteht für jeden Anwalt eine Einigungsgebühr von 1,0 (Nr. 1003 VV RVG). In der Berufung betragen die Sätze 2,0 für das Gericht (Nr. 1222 KV GKG) und 1,3 für die Einigung (Nr. 1004 VV RVG). Ob ein Vergleich aus dem neuen Jahr den Abschluss noch ändert, beantwortet die Seite zur Wertaufhellung, wie ein nicht benötigter Rest ausgebucht wird, die Seite zum Auflösen.

Rechtsschutzversicherung, Arbeitsgericht, Kostenquote: Sonderfälle

• Rechtsschutzversicherung: Sie übernimmt Kosten, nicht den Schadensersatz. Handelsrechtlich verbietet § 246 Abs. 2 Satz 1 HGB, einen bilanzierten Anspruch gegen den Versicherer mit der Rückstellung zu verrechnen. Steuerlich mindert ein unbestrittener Anspruch die Rückstellung, wenn er nicht als eigene Forderung zu aktivieren ist, der Verpflichtung spiegelbildlich entspricht, ihr zwangsläufig nachfolgt und vollwertig ist (H 6.11 EStH, BFH X R 60/89). Welcher Weg im Einzelfall gilt, klären Sie mit der Kanzlei; eine Selbstbeteiligung trägt die Gesellschaft immer selbst.
• Betriebshaftpflicht: Übernimmt ein Versicherer den Schaden selbst, gelten für den Freistellungsanspruch dieselben Maßstäbe. Allein der Abschluss einer Police lässt die Rückstellung nicht entfallen.
• Arbeitsgericht: Im ersten Rechtszug besteht kein Anspruch auf Erstattung der Anwaltskosten (§ 12a Abs. 1 Satz 1 ArbGG). Zurückgestellt werden dort die eigenen Anwaltskosten und bei wahrscheinlichem Unterliegen die Gerichtsgebühr von 2,0 (Nr. 8210 KV GKG). Bei einer Kündigungsschutzklage ist der Streitwert höchstens das Entgelt eines Vierteljahres, eine Abfindung wird nicht hinzugerechnet (§ 42 Abs. 2 Satz 1 GKG).
• Teilweises Unterliegen: Rechnet der Anwalt mit einem Teilerfolg, werden die Kosten gegeneinander aufgehoben oder verhältnismäßig geteilt (§ 92 Abs. 1 Satz 1 ZPO). Die Rückstellung folgt dann der erwarteten Quote.
• Anhang: Sonstige Rückstellungen von nicht unerheblichem Umfang sind nach § 285 Nr. 12 HGB zu erläutern; kleine Kapitalgesellschaften sind davon befreit (§ 288 Abs. 1 Nr. 1 HGB).

Was Sie zum Stichtag zusammentragen – und wann der Anwalt die Zahl liefert

• Eine Liste aller Verfahren mit Aktenzeichen, Gericht, Instanz, Streitwert und den Daten von Klageeingang und Anwaltsauftrag – daran hängen Wertstufe und anwendbare Tabelle (§ 71 GKG, § 60 RVG).
• Eine schriftliche Einschätzung Ihres Anwalts zur Lage am Stichtag: Erfolgsaussicht, erwartete Kostenquote, voraussichtliche Termine.
• Bereits gezahlte Vorschüsse und Teilrechnungen gegen die berechneten Gebühren abgleichen, damit nichts doppelt im Aufwand steht.
• Deckungszusage der Rechtsschutzversicherung und Höhe der Selbstbeteiligung ablegen.
• Je Verfahren festhalten, ob Ihre Gesellschaft und ob der Gegner die Umsatzsteuer auf Anwaltsrechnungen abziehen kann.
• Anwalt oder Kanzlei liefern die Zahl, wenn mehrere Auftraggeber oder Gegner beteiligt sind, ein Schiedsverfahren oder ein Verfahren im Ausland läuft oder über einen Vergleich verhandelt wird – dort reichen die Tabellen dieser Seite nicht aus. Gleiches gilt, wenn Sie mit Ihrem Anwalt eine Vergütungsvereinbarung getroffen haben, etwa ein Stundenhonorar (§ 3a RVG): Für das eigene Honorar zählt dann der vereinbarte Betrag, vom Gegner erstattet werden nur die gesetzlichen Gebühren (§ 91 Abs. 2 Satz 1 ZPO).

Prozessrückstellungen in der Buchhaltung der Software

In der Buchhaltung (Gesamtpaket ab 125 € im Monat je Gesellschaft) legen Sie einen Rechtsstreit als „Sonstige Rückstellung“ an; die Seite bucht auf 0970 (SKR03) bzw. 3070 (SKR04), das Aufwandskonto – etwa Rechts- und Beratungskosten 4950/6825 – wählen Sie selbst. Kommt die Anwaltsrechnung, verbrauchen Sie die Rückstellung und buchen die Vorsteuer mit; ein nicht benötigter Rest wird als sonstiger betrieblicher Ertrag aufgelöst. Die Gebühren nach GKG und RVG rechnet die Software nicht aus – den Betrag liefern die Rechnung nach dieser Seite oder Ihr Anwalt. Aus der Saldenliste entsteht der Jahresabschluss: Der erste ist kostenlos (einmal je Konto), danach kostet er je nach Größenklasse 250 €, 500 €, 2.500 € oder 5.000 €.

Häufige Fragen

Muss ich für einen laufenden Prozess eine Rückstellung bilden?

Ja, soweit Ihrer Gesellschaft Kosten oder eine Zahlung drohen: § 249 Abs. 1 Satz 1 HGB schreibt Rückstellungen für ungewisse Verbindlichkeiten vor. Die eigenen Anwaltsgebühren der laufenden Instanz gehören hinein, solange sie nach Grund oder Höhe noch ungewiss sind; ein bereits abschließend abgerechnetes, unstreitiges Honorar ist eine Verbindlichkeit. Der eingeklagte Betrag, die Gerichtskosten und die Anwaltskosten des Gegners kommen hinzu, wenn mehr für ein Unterliegen spricht als dagegen (H 5.7 (6) EStH).

Darf ich die Kosten einer möglichen Berufung schon zurückstellen?

Steuerlich nicht, solange die Berufung am Bilanzstichtag nicht eingelegt ist: Für noch nicht anhängige Verfahren und Instanzen fehlt die wirtschaftliche Verursachung (H 5.7 (5) EStH, BFH I R 14/95). Ist sie vor dem Stichtag eingelegt, zählen die Berufungsgebühren mit – bei 48.000 € Streitwert 2.552,00 € für das Gericht (Nr. 1220 KV GKG) und je Anwalt 3.819,60 € netto.

Wie hoch ist die Gerichtsgebühr bei 48.000 € Streitwert?

In erster Instanz fallen 3,0 Gebühren nach Nr. 1210 KV GKG an. Eine volle Gebühr beträgt in der Wertstufe bis 50.000 € nach Anlage 2 zu § 34 GKG 638,00 €, zusammen also 1.914,00 €. Endet das gesamte Verfahren in erster Instanz durch Vergleich, Klagerücknahme oder Anerkenntnis unter den Voraussetzungen der Nr. 1211 KV GKG (etwa Rücknahme vor Schluss der mündlichen Verhandlung), ermäßigt sie sich auf 1,0, also 638,00 €; in der Berufung gelten andere Sätze (Nr. 1222 KV GKG).

Setze ich Prozesskosten brutto oder netto an?

Netto, soweit Ihre Gesellschaft die Umsatzsteuer der eigenen Anwaltsrechnung als Vorsteuer abziehen kann; Gerichtsgebühren enthalten keine Umsatzsteuer. Die Anwaltskosten des Gegners setzen Sie netto an, wenn er selbst vorsteuerabzugsberechtigt ist: Umsatzsteuer wird ihm im Kostenfestsetzungsverfahren nur auf seine Erklärung hin berücksichtigt, dass er sie nicht als Vorsteuer abziehen kann (§ 104 Abs. 2 Satz 3 ZPO).

Darf ich die Leistung der Rechtsschutzversicherung abziehen?

Nicht durch Verrechnung von Bilanzposten: § 246 Abs. 2 Satz 1 HGB verbietet, Posten der Aktivseite mit Posten der Passivseite zu verrechnen. Steuerlich mindert ein unbestrittener Anspruch gegen den Versicherer die Rückstellung, wenn er nicht als eigene Forderung zu aktivieren ist, der Verpflichtung spiegelbildlich entspricht, ihr zwangsläufig nachfolgt und vollwertig ist (H 6.11 EStH, BFH X R 60/89).

Was gilt bei einer Kündigungsschutzklage vor dem Arbeitsgericht?

Im ersten Rechtszug erstattet die unterlegene Partei der anderen keine Anwaltskosten (§ 12a Abs. 1 Satz 1 ArbGG). Zurückgestellt werden deshalb die eigenen Anwaltskosten und bei wahrscheinlichem Unterliegen die Gerichtsgebühr von 2,0 (Nr. 8210 KV GKG). Der Streitwert ist höchstens das Arbeitsentgelt eines Vierteljahres; eine Abfindung wird nicht hinzugerechnet (§ 42 Abs. 2 Satz 1 GKG).

Gelten die neuen Gebührentabellen auch für ältere Prozesse?

Nicht ohne Weiteres. In Rechtsstreitigkeiten, die vor einer Gesetzesänderung anhängig wurden, werden die Gerichtskosten nach bisherigem Recht erhoben; für ein danach eingelegtes Rechtsmittel gilt neues Recht (§ 71 Abs. 1 GKG). Für die Anwaltsvergütung kommt es darauf an, wann der unbedingte Auftrag erteilt wurde (§ 60 Abs. 1 Satz 1 RVG).

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

• § 249 HGB – Rückstellungen — abgerufen am 04.11.2026
• § 253 HGB – Zugangs- und Folgebewertung — abgerufen am 04.11.2026
• § 246 HGB – Verrechnungsverbot — abgerufen am 04.11.2026
• § 34 GKG – Wertgebühren — abgerufen am 04.11.2026
• GKG Anlage 1 – Kostenverzeichnis (Nr. 1210, 1211, 1220, 8210) — abgerufen am 04.11.2026
• GKG Anlage 2 – Gebührentabelle — abgerufen am 04.11.2026
• § 13 RVG – Wertgebühren — abgerufen am 04.11.2026
• RVG Anlage 1 – Vergütungsverzeichnis (Nr. 1003, 3100, 3104, 3200, 3202, 7002, 7008) — abgerufen am 04.11.2026
• RVG Anlage 2 – Gebührentabelle — abgerufen am 04.11.2026
• § 71 GKG und § 60 RVG – Übergangsvorschriften — abgerufen am 04.11.2026
• § 91 ZPO – Kostenpflicht — abgerufen am 04.11.2026
• § 12a ArbGG – Kostentragungspflicht — abgerufen am 04.11.2026
• H 5.7 (5) EStH 2025 – Prozesskosten — abgerufen am 04.11.2026
• H 5.7 (6) EStH 2025 – Wahrscheinlichkeit der Inanspruchnahme — abgerufen am 04.11.2026
• H 6.11 EStH 2025 – Rückgriffsansprüche — abgerufen am 04.11.2026