Rückstellung brutto oder netto: Wann die Umsatzsteuer zum Erfüllungsbetrag gehört

Netto, sobald die Vorsteuer zurückkommt

Eine Rückstellung nimmt den Aufwand vorweg, den die Gesellschaft für eine am Stichtag schon verursachte Verpflichtung noch haben wird. Kommt im Februar die Rechnung des Handwerkers über 10.000 € zuzüglich 1.900 € Umsatzsteuer, zahlt eine regelbesteuerte GmbH zwar 11.900 €, holt sich die 1.900 € aber über die Umsatzsteuer-Voranmeldung als Vorsteuer zurück. Wirtschaftlich belastet sind 10.000 € – mit diesem Betrag wird die Rückstellung gebildet.

Kann die Gesellschaft die Vorsteuer nicht oder nur zum Teil abziehen, ist der nicht abziehbare Betrag echter Aufwand und gehört in die Rückstellung. Die Frage brutto oder netto ist also keine Stilfrage, sondern eine Frage des Vorsteuerabzugs: Wer ihn hat, rechnet netto; wer ihn nicht hat, rechnet brutto; wer ihn teilweise hat, rechnet dazwischen.

Was § 253 HGB, § 15 UStG und § 9b EStG dazu hergeben

• § 253 Abs. 1 Satz 2 HGB verlangt den Ansatz „in Höhe des nach vernünftiger kaufmännischer Beurteilung notwendigen Erfüllungsbetrages“. Ein ausdrückliches Wort zur Umsatzsteuer in Rückstellungen enthält weder das HGB noch das EStG; die Antwort folgt aus dem Begriff des notwendigen Betrags.
• § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG: Abziehbar ist die gesetzlich geschuldete Steuer für Leistungen, die ein anderer Unternehmer für das Unternehmen ausgeführt hat; der Abzug setzt eine Rechnung nach §§ 14, 14a UStG voraus. Am Stichtag fehlt die Rechnung meist noch – deshalb gibt es dann auch keine Vorsteuerforderung zu aktivieren. Die Steuer wird zusammen mit der Rechnung abgezogen.
• § 9b Abs. 1 EStG trifft dieselbe Wertung für Anschaffungs- und Herstellungskosten: Die Vorsteuer gehört, „soweit sie bei der Umsatzsteuer abgezogen werden kann“, nicht dazu. Für Rückstellungen gilt die Vorschrift nicht unmittelbar, zeigt aber den Gedanken: Abziehbare Vorsteuer ist kein Aufwand, nicht abziehbare schon.
• § 15 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG schließt den Abzug für Leistungen aus, die für steuerfreie Umsätze verwendet werden; § 15 Abs. 4 UStG teilt bei gemischter Verwendung auf, bei Grundstücken nach den Nutzflächen, soweit keine präzisere Zuordnung möglich ist (Satz 4).
• § 15 Abs. 1a UStG versagt den Abzug für Aufwendungen mit Abzugsverbot nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 bis 4 und 7 EStG – mit einer Ausnahme in Satz 2 für Bewirtungen, soweit nur die 30-%-Kürzung des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG greift.

Acht Konstellationen und ihr Ansatz

Beispiel: Vermietungs-GmbH mit Läden und Wohnungen

Beispiel: Eine GmbH besitzt ein Wohn- und Geschäftshaus. Die beiden Läden (40 % der Nutzfläche) sind an Unternehmer vermietet, die Vermietung ist nach § 9 Abs. 1 UStG als steuerpflichtig behandelt; die vier Wohnungen (60 %) sind steuerfrei vermietet. Zum 31. Dezember 2025 sind vier Rückstellungen zu bilden.

Das Dach dient dem ganzen Gebäude, die Vorsteuer wird deshalb nach dem Verhältnis der Nutzflächen aufgeteilt (§ 15 Abs. 4 Satz 4 UStG): 40 % von 3.800,00 € sind abziehbar, die übrigen 2.280,00 € erhöhen die Rückstellung auf 22.280,00 €. Die Räumungsklage betrifft allein eine steuerfrei vermietete Wohnung; die Umsatzsteuer der Anwaltsrechnung ist vollständig nicht abziehbar. Gerichtskosten enthalten keine Umsatzsteuer. Die Schaufensteranlage gehört nur zum steuerpflichtig vermieteten Laden – netto.

Wäre dieselbe GmbH Kleinunternehmerin, stünde für alle vier Posten der Bruttobetrag in der Bilanz: 26.300,00 € + 4.845,00 € = 31.145,00 €. Eine regelbesteuerte GmbH mit nur steuerpflichtigen Umsätzen setzte dagegen 26.300,00 € an. Der Unterschied von 4.845,00 € ist allein eine Frage des Vorsteuerabzugs.

Dass die Dach- und die Schaufensterreparatur zurückzustellen sind, liegt an der Nachholung in den ersten drei Monaten (§ 249 Abs. 1 Satz 2 Nr. 1 HGB); für die Räumungsklage zählen nur die Kosten der am Stichtag anhängigen Instanz (H 5.7 (5) EStH, Stichwort Prozesskosten).

Buchung bei Bildung und bei Eingang der Rechnung

Fortsetzung des Beispiels für die Dachreparatur: Die Rechnung vom 18. Februar 2026 lautet auf 20.000 € zuzüglich 3.800 € Umsatzsteuer.

Die Verbindlichkeit entspricht dem Rechnungsbetrag, das Konto 0971 bzw. 3075 steht auf null, und in der GuV des Jahres 2026 erscheint aus der Reparatur kein Aufwand mehr. Wer die Bruttorechnung vollständig gegen den Posten bucht, verliert die abziehbare Vorsteuer in der Voranmeldung; wer nur netto bucht, lässt 2.280,00 € stehen, die später fälschlich als Ertrag aufgelöst würden.

Umsatzsteuer als eigene Schuld: Verbindlichkeit statt Rückstellung

Mit der Frage brutto oder netto wird oft eine zweite vermischt: die Umsatzsteuer, die die Gesellschaft auf ihre eigenen Umsätze schuldet. Ergibt sie sich aus den Ausgangsrechnungen des Jahres und ist sie nur noch nicht angemeldet oder bezahlt, steht sie nach Grund und Höhe fest. Sie gehört unter die sonstigen Verbindlichkeiten, davon aus Steuern (§ 266 Abs. 3 C. 8. HGB), nicht in eine Rückstellung.

Eine Rückstellung kommt nur für ungewisse Umsatzsteuer in Betracht, etwa wenn eine Außenprüfung die Steuerfreiheit bestimmter Umsätze anzweifelt und eine Nachzahlung wahrscheinlich ist. Dann steht sie unter den Steuerrückstellungen (§ 266 Abs. 3 B. 2. HGB); weil solche Steuern nach § 233a AO verzinst werden, wird steuerlich nicht abgezinst (BMF vom 26.05.2005, Rn. 33). Mit der Brutto-Netto-Frage hat das nichts zu tun: Dort geht es nur darum, ob die Vorsteuer eines künftigen Lieferanten den Aufwand mindert.

Prüfschritte vor dem Ansatz – und Grenzfälle für die Kanzlei

• Status klären: Ist die Gesellschaft regelbesteuert, Kleinunternehmerin nach § 19 UStG oder erzielt sie steuerfreie Umsätze ohne Vorsteuerabzug?
• Jede Rückstellung einer Verwendung zuordnen: Dient die erwartete Leistung steuerpflichtigen, steuerfreien oder beiden Umsätzen? Bei Grundstücken entscheidet in der Regel die Nutzfläche (§ 15 Abs. 4 Satz 4 UStG).
• Abzugsverbote prüfen: Geschenke über 50 €, Gästehäuser und andere Fälle des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 bis 4 und 7 EStG führen zu brutto; die normale Bewirtung nicht.
• Leistungen ohne Umsatzsteuer erkennen: Löhne, Gerichtskosten und Steuern selbst kommen ohne Steueraufschlag in die Rückstellung.
• Ihre Kanzlei sollte entscheiden, wenn der Status zwischen Stichtag und Rechnung wechselt, etwa durch einen Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung (§ 19 Abs. 3 UStG), wenn der Vorsteuerschlüssel umstritten ist oder wenn Umsätze über die Grenze in andere Mitgliedstaaten gehen.

Netto bewertete Rückstellungen in der Software

Die Rückstellungs-Seite der Buchhaltung (Gesamtpaket ab 125 € im Monat je Gesellschaft) geht davon aus, dass Rückstellungen netto bewertet sind: Beim Verbrauchen wählen Sie die Vorsteuer der Rechnung mit „ohne“, 19 % oder 7 %. Die Software rechnet sie auf den verbrauchten Betrag auf und bucht sie als zweites Bein auf 1576 bzw. 1406 (7 %: 1571 bzw. 1401), sodass die Verbindlichkeit dem Rechnungsbetrag entspricht. Ohne Vorsteuerabzug haben Sie brutto gebildet und wählen „ohne“. Für einen nur anteilig abziehbaren Betrag wie im Beispiel gibt es keinen eigenen Satz; den abziehbaren Teil buchen Sie gesondert.

Im Jahresabschluss aus der Saldenliste werden die Rückstellungen so übernommen, wie Sie sie gebucht haben. Der erste Jahresabschluss ist kostenlos, danach je nach Größenklasse 250 €, 500 €, 2.500 € oder 5.000 €.

Häufige Fragen

Wird eine Rückstellung grundsätzlich netto gebildet?

Ja, wenn die Gesellschaft die Umsatzsteuer der späteren Rechnung als Vorsteuer abziehen kann (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG). Dann ist der notwendige Erfüllungsbetrag nach § 253 Abs. 1 Satz 2 HGB der Nettobetrag. Soweit der Vorsteuerabzug ausgeschlossen ist, gehört die Umsatzsteuer in die Rückstellung.

Wie bildet ein Kleinunternehmer Rückstellungen?

Brutto. Die Umsätze eines Kleinunternehmers sind nach § 19 Abs. 1 Satz 1 UStG steuerfrei, und für Leistungen, die steuerfreien Umsätzen dienen, ist der Vorsteuerabzug ausgeschlossen (§ 15 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG). Die Umsatzsteuer auf künftige Rechnungen ist deshalb Teil des Erfüllungsbetrags.

Was gilt bei nur teilweisem Vorsteuerabzug?

Die Rückstellung umfasst den Nettobetrag zuzüglich des nicht abziehbaren Teils der Umsatzsteuer. Den Anteil bestimmt die Verwendung der Leistung (§ 15 Abs. 4 UStG); bei Grundstücken wird in der Regel nach Nutzflächen aufgeteilt (§ 15 Abs. 4 Satz 4 UStG).

Gibt es eine Rückstellung für Umsatzsteuer?

Nur für ungewisse Umsatzsteuer, etwa ein wahrscheinliches Mehrergebnis aus einer Außenprüfung; sie steht unter den Steuerrückstellungen (§ 266 Abs. 3 B. 2. HGB). Feststehende Umsatzsteuer aus den eigenen Umsätzen ist eine sonstige Verbindlichkeit, davon aus Steuern (§ 266 Abs. 3 C. 8. HGB).

Gehört die Umsatzsteuer auf Bewirtungskosten in die Rückstellung?

Bei angemessenen und nachgewiesenen Bewirtungen nein. § 15 Abs. 1a Satz 2 UStG lässt den Vorsteuerabzug bestehen, obwohl 30 % der Aufwendungen nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG den Gewinn nicht mindern dürfen. Brutto wird dagegen bei Geschenken über 50 € angesetzt (§ 15 Abs. 1a Satz 1 UStG).

Rechnet die Steuerbilanz die Umsatzsteuer anders als die Handelsbilanz?

Eine eigene Regel für die Umsatzsteuer in Rückstellungen kennt das EStG nicht; es gilt die Maßgeblichkeit (§ 5 Abs. 1 Satz 1 EStG) mit den Bewertungsgrundsätzen des § 6 Abs. 1 Nr. 3a EStG. Der Steuerbilanzwert darf den Handelsbilanzwert nicht überschreiten (R 6.11 Abs. 3 Satz 1 EStR).

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

• § 253 HGB – Zugangs- und Folgebewertung — abgerufen am 03.11.2026
• § 266 HGB – Gliederung der Bilanz — abgerufen am 03.11.2026
• § 15 UStG – Vorsteuerabzug — abgerufen am 03.11.2026
• § 19 UStG – Besteuerung der Kleinunternehmer — abgerufen am 03.11.2026
• § 4 UStG – Steuerbefreiungen (Nr. 12 und 14) — abgerufen am 03.11.2026
• § 9 UStG – Verzicht auf Steuerbefreiungen — abgerufen am 03.11.2026
• § 9b EStG – Vorsteuer und Anschaffungskosten — abgerufen am 03.11.2026
• § 4 EStG – Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 und 2 (Geschenke, Bewirtung) — abgerufen am 03.11.2026
• BMF vom 26.05.2005 – Abzinsung (EStH 2025 Anhang 9 V, Rn. 33) — abgerufen am 03.11.2026