Rückstellung für unterlassene Instandhaltung: Drei-Monats-Frist, Zeitstrahl und Buchung

Die Drei-Monats-Regel des § 249 Abs. 1 Satz 2 Nr. 1 HGB

Nach dem ersten Satz des § 249 Abs. 1 HGB braucht eine Rückstellung eine Verpflichtung gegenüber Dritten oder einen drohenden Verlust. Satz 2 macht davon zwei Ausnahmen, und die erste lautet: „Ferner sind Rückstellungen zu bilden für 1. im Geschäftsjahr unterlassene Aufwendungen für Instandhaltung, die im folgenden Geschäftsjahr innerhalb von drei Monaten, oder für Abraumbeseitigung, die im folgenden Geschäftsjahr nachgeholt werden“. Niemand außerhalb des Unternehmens kann die Reparatur verlangen; das Gesetz ordnet den Aufwand trotzdem dem alten Jahr zu, wenn die Reparatur zeitnah folgt.

Das Wort „sind“ macht daraus eine Pflicht für jeden bilanzierenden Kaufmann, nicht nur für Kapitalgesellschaften. Die Frist rechnet ab dem Ende des Geschäftsjahres: Beim Kalenderjahr endet sie am 31. März, bei einem Geschäftsjahr bis zum 30. Juni am 30. September. Für die Abraumbeseitigung – etwa in Kiesgruben oder Steinbrüchen – reicht die Nachholung irgendwann im folgenden Geschäftsjahr; die Drei-Monats-Grenze bezieht sich nur auf die Instandhaltung.

Steuerlich übernimmt R 5.7 (11) EStR die Regel: Die nach § 249 Abs. 1 Satz 2 Nr. 1 HGB gebildete Rückstellung „ist auch in der Steuerbilanz anzusetzen“, ebenso die für Abraumbeseitigung, die im folgenden Wirtschaftsjahr nachgeholt wird.

Unterlassen, erforderlich, nachgeholt: drei Prüfungen

• Erforderlich bis zum Stichtag: Es muss sich um Erhaltungsarbeiten handeln, „die bis zum Bilanzstichtag bereits erforderlich gewesen wären, aber erst nach dem Bilanzstichtag durchgeführt werden“ (R 5.7 (11) Satz 3 EStR). Ein Schaden, der erst im Januar auftritt, gehört nicht dazu.
• Unterlassen, nicht turnusmäßig: Arbeiten, die erfahrungsgemäß in ungefähr gleichem Umfang und in gleichen Abständen anfallen und turnusgemäß durchgeführt werden, sind in der Regel keine unterlassene Instandhaltung (H 5.7 (11) EStH, BFH I 54/54 U). Die planmäßige Wartung im Zwei-Jahres-Rhythmus begründet also keine Rückstellung, nur weil der Termin kurz nach dem Stichtag liegt.
• Nachgeholt innerhalb der Frist: Das Gesetz sagt „nachgeholt“. Ob es genügt, dass die Arbeiten in den drei Monaten begonnen haben, regelt es nicht ausdrücklich; sicher ist nur die innerhalb der Frist abgeschlossene Reparatur. Halten Sie Ausführungszeitraum und Abnahme fest, etwa mit Leistungsdatum auf der Rechnung und einem Abnahmeprotokoll.
• Aufstellung vor Fristende: Stellt eine mittelgroße GmbH am 20. März auf, steht die Reparatur für den 28. März aber erst im Kalender, beruht die Rückstellung auf einer Erwartung. Was gilt, wenn der Termin danach platzt, regelt das Gesetz nicht – legen Sie Auftrag und verbindlichen Termin zu den Unterlagen oder stellen Sie, soweit die Frist es zulässt, erst nach Abschluss der Arbeiten auf.

Zeitstrahl: sechs Maßnahmen einer Druckerei-GmbH

Beispiel: Eine kleine Druckerei-GmbH, Geschäftsjahr gleich Kalenderjahr, stellt den Abschluss 2025 am 30. April 2026 auf; bis dahin sind alle Arbeiten erledigt und abgerechnet. Beträge netto, die GmbH ist zum Vorsteuerabzug berechtigt.

Dach und Fenster sind klassische Fälle: Der Schaden bestand 2025, die Reparatur folgte bis zum 31. März. Das Rolltor repariert der Hausmeister selbst; bewertet wird mit 16 Stunden zu 41,50 € Lohnkosten (664,00 €), Material von 380,00 € und einem Gemeinkostenanteil von 15 % auf den Lohn (99,60 €) – steuerlich „mit den Einzelkosten und den angemessenen Teilen der notwendigen Gemeinkosten“ (§ 6 Abs. 1 Nr. 3a Buchst. b EStG).

Das Hofpflaster war seit dem Sommer schadhaft, wurde aber erst im April verlegt. Damit fehlt die Voraussetzung, und für andere als die in § 249 Abs. 1 HGB bezeichneten Zwecke dürfen Rückstellungen nicht gebildet werden (Abs. 2 Satz 1): Die 9.200,00 € sind Aufwand 2026. Die Herstellerwartung ist turnusmäßig und erst im Januar 2026 fällig; unterlassen ist im alten Jahr nichts (R 5.7 Abs. 11 EStR). Wäre sie schon im Dezember fällig gewesen und verschoben worden, gehörte sie mit 3.900,00 € dazu. Das Vordach erweitert das Gebäude; Aufwendungen für eine Erweiterung sind Herstellungskosten (§ 255 Abs. 2 Satz 1 HGB), werden 2026 aktiviert und abgeschrieben – eine Rückstellung für künftig zu aktivierende Aufwendungen verbietet zudem § 5 Abs. 4b Satz 1 EStG.

Von 53.143,60 € für die sechs Maßnahmen rund um den Jahreswechsel gehören 22.043,60 € als Aufwand in das Jahr 2025. Ohne die Rückstellung wäre das Ergebnis vor Steuern 2025 um diesen Betrag zu hoch.

Bewertung und Buchung der Instandhaltungsrückstellung

Angesetzt wird der notwendige Erfüllungsbetrag (§ 253 Abs. 1 Satz 2 HGB), bei Fremdleistungen also das Angebot oder die spätere Rechnung ohne die abziehbare Vorsteuer. Abgezinst wird nicht: Die Nachholung liegt innerhalb von drei Monaten, handelsrechtlich ist erst ab einer Restlaufzeit von mehr als einem Jahr abzuzinsen (§ 253 Abs. 2 Satz 1 HGB), steuerlich nicht bei weniger als zwölf Monaten (§ 6 Abs. 1 Nr. 3a Buchst. e EStG).

Statt des sachlichen Reparaturkontos können Sie die Bildung auch über „Zuführung zu Aufwandsrückstellungen“ buchen (SKR03 4808, SKR04 6475); beide Konten stehen in den sonstigen betrieblichen Aufwendungen. Die Rechnungen des Dachdeckers und des Fensterbauers verbrauchen 2026 die Rückstellung – netto gegen das Konto 0971 bzw. 3075, die Vorsteuer gesondert. Ist eine Rechnung niedriger oder höher als zurückgestellt, wird der Rest aufgelöst oder der Mehrbetrag ist Aufwand 2026.

Nach dem 31. März nachgeholt: keine Rückstellung, auch kein Ersatzposten

Ein Wahlrecht für Reparaturen, die später im Folgejahr nachgeholt werden, kennt das geltende Recht nicht. Rückstellungen nach § 249 Abs. 1 Satz 3 und Abs. 2 HGB in der bis zum 28. Mai 2009 geltenden Fassung durften nach dem Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz nur noch als Altbestand beibehalten werden, wenn sie schon im letzten vor dem 1. Januar 2010 beginnenden Geschäftsjahr gebildet waren (Art. 67 Abs. 3 EGHGB). Für jeden neuen Fall gilt allein § 249 Abs. 2 Satz 1 HGB.

Auch über Umwege lässt sich die Lücke nicht schließen. Eine sonstige Rückstellung scheidet aus, weil es keine Verpflichtung gegenüber Dritten gibt. Wer verhindern will, dass der Gewinn für die spätere Reparatur ausgeschüttet wird, kann nach dem Jahresabschluss beschließen, einen Teil des Gewinns in andere Gewinnrücklagen einzustellen (§ 29 Abs. 2 GmbHG) – das ist Eigenkapital, kein Aufwand, und mindert weder Gewinn noch Steuer. Wie sich beides unterscheidet, zeigt die Seite zu Rückstellung und Rücklage.

Abgrenzung: Abraum, Mietvertrag, Herstellungskosten, Wartungspflicht

• Abraum auf Grund rechtlicher Verpflichtung: Muss das Unternehmen den Abraum etwa nach einer Genehmigung beseitigen, ist das eine ungewisse Verbindlichkeit nach § 249 Abs. 1 Satz 1 HGB (R 5.7 (11) Satz 4 EStR) – ohne die Bindung an das Folgejahr. Konto: SKR03 0973, SKR04 3085.
• Reparaturpflicht aus dem Mietvertrag: Schuldet die GmbH als Mieterin dem Vermieter die Instandsetzung, ist das eine Verpflichtung gegenüber einem Dritten. Sie folgt Satz 1 mit dessen Voraussetzungen – wirtschaftliche Verursachung bis zum Stichtag und wahrscheinliche Inanspruchnahme –, nicht der Drei-Monats-Frist.
• Herstellungskosten statt Erhaltung: Erweiterung oder wesentliche Verbesserung über den ursprünglichen Zustand hinaus wird aktiviert (§ 255 Abs. 2 Satz 1 HGB). Bei Gebäuden, die in den letzten drei Jahren angeschafft wurden, können auch Instandsetzungen zu Herstellungskosten werden, wenn sie ohne Umsatzsteuer 15 % der Gebäude-Anschaffungskosten übersteigen (§ 6 Abs. 1 Nr. 1a EStG); eine Rückstellung ist dann steuerlich ausgeschlossen (§ 5 Abs. 4b Satz 1 EStG).
• Gesetzliche Wartungspflicht: Eine öffentlich-rechtliche Pflicht zur Überholung nach Betriebsstunden begründet keine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten, weil sie erst mit dem Erreichen der zulässigen Betriebszeit wirtschaftlich verursacht ist (H 5.7 (5) EStH, BFH I R 43/15).
• Kleinstkapitalgesellschaft: Die Pflicht gilt unverändert; nur der Ausweis ist knapper – eine Zeile „B. Rückstellungen“ (§ 266 Abs. 1 Satz 4 HGB).

Belege bis zur Aufstellung – und wann die Kanzlei mitentscheidet

• Nachweis, dass der Schaden vor dem Stichtag bestand: Fotos mit Datum, Schadensmeldung an die Versicherung, Gutachten oder interne Mängelliste.
• Auftrag oder Angebot mit Leistungsbeschreibung, damit die Höhe belegt ist und sich Erhaltung von Erweiterung trennen lässt.
• Ausführungszeitraum und Abnahme: Leistungsdatum der Rechnung, Abnahmeprotokoll, bei Eigenleistung Stundenzettel und Materialentnahmen.
• Für eigene Leute: Stundensätze aus der Lohnabrechnung und eine nachvollziehbare Ableitung des Gemeinkostenanteils.
• Ab mittelgroß: Prüfen, ob die Rückstellung als nicht unerheblicher Teil der sonstigen Rückstellungen im Anhang zu erläutern ist (§ 285 Nr. 12 HGB; kleine befreit nach § 288 Abs. 1 Nr. 1 HGB).
• Gemeinsam mit Ihrer Kanzlei klären Sie Sanierungen größerer Gebäude, Maßnahmen kurz nach dem Kauf einer Immobilie und Fälle, in denen Reparatur und Modernisierung in einem Auftrag stecken.

Instandhaltungsrückstellungen in der Software

Im Jahresabschluss aus der Saldenliste ordnet die Software das Konto 0971 bzw. 3075 den sonstigen Rückstellungen zu; kleine Gesellschaften sehen in der verkürzten Bilanz eine Zeile „B. Rückstellungen“. Der erste Jahresabschluss ist kostenlos, danach je nach Größenklasse 250 €, 500 €, 2.500 € oder 5.000 €.

In der Buchhaltung (Gesamtpaket ab 125 € im Monat je Gesellschaft) gibt es für die Instandhaltung keine eigene Rückstellungsart; Sie erfassen sie als „Sonstige Rückstellung“; die Seite bucht dann auf das Sammelkonto 0970 bzw. 3070 statt auf das Sonderkonto 0971 bzw. 3075, unter demselben Bilanzposten. Beim Verbrauchen im Folgejahr bucht die Seite auf Wunsch die Vorsteuer der Handwerkerrechnung mit 19 % oder 7 % als zweites Bein mit; der nicht benötigte Rest wird über die Erträge aus der Auflösung von Rückstellungen ausgebucht.

Häufige Fragen

Bis wann muss die unterlassene Instandhaltung nachgeholt sein?

Innerhalb von drei Monaten nach dem Ende des Geschäftsjahres, beim Kalenderjahr also bis zum 31. März (§ 249 Abs. 1 Satz 2 Nr. 1 HGB). Ob begonnene, aber nicht beendete Arbeiten genügen, regelt das Gesetz nicht ausdrücklich; auf der sicheren Seite sind Sie mit einer Reparatur, die innerhalb der Frist abgeschlossen und belegt ist.

Darf ich eine Rückstellung bilden, wenn die Reparatur erst im April ausgeführt wird?

Nein. Dann fehlt die Voraussetzung des § 249 Abs. 1 Satz 2 Nr. 1 HGB, und für andere Zwecke dürfen Rückstellungen nicht gebildet werden (§ 249 Abs. 2 Satz 1 HGB). Der Aufwand gehört in das neue Geschäftsjahr. Rückstellungen nach früherem Recht (§ 249 Abs. 1 Satz 3, Abs. 2 HGB a. F.) durften nur als Altbestand aus Geschäftsjahren vor 2010 beibehalten werden (Art. 67 Abs. 3 EGHGB).

Gilt die Rückstellung für unterlassene Instandhaltung auch in der Steuerbilanz?

Ja. Nach R 5.7 (11) EStR ist die nach § 249 Abs. 1 Satz 2 Nr. 1 HGB gebildete Rückstellung auch in der Steuerbilanz anzusetzen, vorausgesetzt, die Erhaltungsarbeiten wären bis zum Bilanzstichtag bereits erforderlich gewesen und werden erst danach durchgeführt.

Ist die regelmäßige Wartung einer Maschine eine unterlassene Instandhaltung?

In der Regel nicht. Erhaltungsarbeiten, die erfahrungsgemäß in ungefähr gleichem Umfang und in gleichen Zeitabständen anfallen und turnusgemäß durchgeführt werden, gelten nicht als unterlassene Instandhaltung (H 5.7 (11) EStH). Anders kann es sein, wenn ein Schaden außerhalb des Turnus bis zum Stichtag eine Reparatur erforderlich gemacht hat.

Was gilt bei einem Geschäftsjahr, das nicht dem Kalenderjahr entspricht?

Die drei Monate laufen ab dem Ende des Geschäftsjahres. Endet es am 30. Juni, muss die Reparatur bis zum 30. September nachgeholt sein. Für unterlassene Abraumbeseitigung reicht die Nachholung im gesamten folgenden Geschäftsjahr (§ 249 Abs. 1 Satz 2 Nr. 1 HGB).

Gilt die Drei-Monats-Frist auch, wenn die GmbH nach dem Mietvertrag reparieren muss?

Nein, dann liegt eine Verpflichtung gegenüber dem Vermieter vor. Sie ist eine ungewisse Verbindlichkeit nach § 249 Abs. 1 Satz 1 HGB und folgt deren Voraussetzungen: wirtschaftliche Verursachung bis zum Stichtag und wahrscheinliche Inanspruchnahme, unabhängig vom Zeitpunkt der Reparatur.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

• § 249 HGB – Rückstellungen — abgerufen am 03.11.2026
• § 255 HGB – Bewertungsmaßstäbe (Herstellungskosten) — abgerufen am 03.11.2026
• Art. 67 EGHGB – Übergangsvorschriften BilMoG — abgerufen am 03.11.2026
• § 5 EStG – Gewinn bei Kaufleuten (Abs. 4b) — abgerufen am 03.11.2026
• § 6 EStG – Bewertung (Abs. 1 Nr. 1a und 3a) — abgerufen am 03.11.2026
• R 5.7 (11) EStR 2025 – Instandhaltung und Abraumbeseitigung — abgerufen am 03.11.2026
• H 5.7 (11) EStH 2025 – Turnusmäßige Erhaltungsarbeiten — abgerufen am 03.11.2026
• H 5.7 (5) EStH 2025 – Wartungsverpflichtung — abgerufen am 03.11.2026