Laufende Kosten einer GmbH pro Jahr: welche Posten Pflicht sind und was sie belegbar kosten

Feste Posten, wählbare Posten, Posten nach Anlass

Fest beziffert sind nur die Gebühren, die ein Gesetz oder eine Verordnung nennt: Unternehmensregister – gestaffelt nach Größenklasse – und Transparenzregister. Ebenfalls Pflicht, aber in der Höhe nach der Beitragsordnung Ihrer Kammer, ist der IHK-Beitrag. Pflicht, in der Höhe aber von Ihrer Entscheidung abhängig, sind Buchführung, Jahresabschluss und Steuererklärungen samt E-Bilanz. Weder fest noch jährlich sind Notar- und Gerichtskosten für Änderungen im Handelsregister; sie entstehen nur, wenn sich etwas ändert.

Keine festen Jahresbeträge sind die Steuern auf den Gewinn: Körperschaft- und Gewerbesteuer richten sich nach dem Einkommen und dem Gewerbeertrag. Bei der Gewerbesteuer hat die GmbH – anders als eine steuerbegünstigte mit 5.000 € nach § 11 Abs. 1 Satz 3 Nr. 2 GewStG – allerdings keinen Freibetrag, denn den von 24.500 € erhalten nur natürliche Personen und Personengesellschaften (§ 11 Abs. 1 Satz 3 Nr. 1 GewStG). Kontoführung, Versicherungen und Räume hängen vom Anbieter ab; Beträge dafür nennt diese Seite nicht, weil es keinen amtlichen Maßstab gibt.

Amtliche Gebühren der GmbH: Betrag, Fundstelle, Zeitpunkt

Stand: Kostenverzeichnis des JVKostG, Gebührenverzeichnis der TrGebV (BGBl. 2023 I Nr. 378) und IHKG, abgerufen am 4. November 2026.

Die Gebühren des Unternehmensregisters hängen an der Größenklasse, nicht am Umsatz; die Jahresgebühr entsteht für jedes Kalenderjahr, für das Unterlagen zu übermitteln sind (Anmerkung 1 zu KV 1410). Die Gebühr des Transparenzregisters erhebt die registerführende Stelle von jeder Vereinigung nach § 20 GwG, also von juristischen Personen des Privatrechts und eingetragenen Personengesellschaften (§ 24 Abs. 1 Satz 1 GwG); Vereinigungen mit steuerbegünstigten Zwecken werden auf Antrag befreit, ohne Antrag nur bei Eintrag im Zuwendungsempfängerregister (§ 24 Abs. 1 Satz 2 bis 4 GwG). Beim IHK-Beitrag nennt das Gesetz keine Zahl: Die Kammer erhebt Grundbeiträge und Umlagen nach ihrer Beitragsordnung (§ 3 Abs. 2 und 3 IHKG). Die Freistellung bis 5.200 € Gewerbeertrag gilt nach § 3 Abs. 3 Satz 3 IHKG nur für nicht eingetragene natürliche Personen und Personengesellschaften und für eingetragene Vereine, nicht für die GmbH; auch den Freibetrag von 15.340 € bei der Umlage erhalten nur natürliche Personen und Personengesellschaften (Satz 7). Wer in der Handwerksrolle eingetragen ist, gehört der IHK nur mit dem nichthandwerklichen Betriebsteil an (§ 2 Abs. 3 IHKG).

Beispiel: Jahreskosten einer Kleinst-GmbH für 2025 mit der Software

Kleinstkapitalgesellschaft, umsatzsteuerpflichtig mit vierteljährlicher Voranmeldung, nicht der erste Abschluss im Konto. Ohne IHK-Beitrag, Bank und Versicherungen.

Beispiel: Eine Kleinst-GmbH mit Dienstleistungsumsätzen meldet die Umsatzsteuer vierteljährlich an. In Variante A bucht sie selbst in einer anderen Buchhaltung und nutzt Jahresabschluss.io nur für Abschluss, E-Bilanz und Steuererklärungen. In Variante B führt sie die laufende Buchhaltung im Gesamtpaket, das je Gesellschaft und zwölf Monate einen Jahresabschluss, die Steuererklärungen eines Veranlagungszeitraums und eine E-Bilanz enthält.

Die Steuererklärungen zu erstellen und amtlich zu prüfen, kostet in beiden Varianten nichts. Der Direktversand kostet ohne Gesamtpaket je Erklärung 50 € und ist nur für die Veranlagungszeiträume 2023 bis 2025 möglich; das Beispiel betrifft 2025. Die vier Voranmeldungen kosten ohne Buchhaltungs-Abo je 20 € Übermittlung, in jedem Buchhaltungs-Abo sind sie enthalten. Wer nur die reine Buchhaltung ab 95 € im Monat wählt, zahlt Abschluss, E-Bilanz und die drei Erklärungen einzeln dazu: 1.140 € plus 420 € plus 41,30 € amtliche Gebühren ergeben 1.601,30 €.

Als kleine GmbH stiegen in Variante A der Abschluss auf 500 € und in beiden Varianten die Einstellungsgebühr auf 25,00 €; in Variante B kostete das Gesamtpaket 150 € statt 125 € im Monat, die reine Buchhaltung 120 € statt 95 €. Die Jahresgebühr bliebe bei 3,00 €, weil auch kleine Gesellschaften die Erleichterungen des § 326 HGB nutzen können. Der IHK-Beitrag kommt in jeder Variante hinzu.

Wenn die Kanzlei abschließt: Gebührenrahmen nach StBVV gerechnet

Für Steuerberater ist die Steuerberatervergütungsverordnung der gesetzliche Maßstab; eine höhere oder niedrigere Vergütung kann in Textform vereinbart werden (§ 4 StBVV). Für die Aufstellung des Jahresabschlusses aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung sieht § 35 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a StBVV 10/10 bis 40/10 einer vollen Gebühr nach Tabelle B vor. Gegenstandswert ist das Mittel zwischen berichtigter Bilanzsumme und betrieblicher Jahresleistung (§ 35 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 StBVV); liegt die Jahresleistung unter 3.000 €, etwa bei einer ruhenden GmbH, zählt nur die berichtigte Bilanzsumme.

Beispiel: Eine Kleinst-GmbH hat eine berichtigte Bilanzsumme von 180.000 € und eine betriebliche Jahresleistung von 420.000 €; Einkommen und Gewerbeertrag betragen je 7.500 €. Das Mittel liegt bei 300.000 €, Tabelle B weist dafür eine volle Gebühr von 641 € aus. Für die Körperschaftsteuererklärung gelten 2/10 bis 8/10 nach Tabelle A mit einem Gegenstandswert von mindestens 16.000 € (§ 24 Abs. 1 Nr. 3 StBVV), für die Gewerbesteuererklärung 1/10 bis 6/10 mit mindestens 8.000 € (§ 24 Abs. 1 Nr. 5 StBVV) – im Beispiel greifen beide Mindestwerte.

Wo im Rahmen die Gebühr liegt, bestimmt die Kanzlei nach billigem Ermessen, vor allem nach Umfang und Schwierigkeit der Tätigkeit und der Bedeutung der Angelegenheit (§ 11 StBVV). Hinzu kommen die Pauschale für Post und Telekommunikation von 20 % der Gebühren, höchstens 20 € in derselben Angelegenheit (§ 16 StBVV), und die Umsatzsteuer. Buchführung (§ 33 StBVV) und die Umsatzsteuer-Jahreserklärung (§ 24 Abs. 1 Nr. 8 StBVV) werden gesondert berechnet; die Umsatzsteuer-Voranmeldungen sind mit der Buchführungsgebühr abgegolten (§ 33 Abs. 8 StBVV).

Kosten nur bei Anlass oder je nach Anbieter

• Änderungen im Handelsregister – neue Geschäftsführung, neue Anschrift, Satzungsänderung, Kapitalmaßnahme: Notar und Registergericht rechnen nach dem Gerichts- und Notarkostengesetz und der Handelsregistergebührenverordnung ab, abhängig vom Vorgang. In einem Jahr ohne Änderung entsteht dafür nichts.
• Gesellschafterbeschlüsse kosten nichts, solange sie keine notarielle Form brauchen; eine Satzungsänderung muss notariell beurkundet werden (§ 53 Abs. 3 Satz 1 GmbHG).
• Abschlussprüfung erst ab der mittelgroßen Gesellschaft (§ 316 Abs. 1 Satz 1 HGB); ihre Vergütung vereinbaren Sie mit dem Prüfer.
• Körperschaft- und Gewerbesteuer nach Einkommen und Gewerbeertrag; bei der Gewerbesteuer ohne Freibetrag für die GmbH (§ 11 Abs. 1 Satz 3 Nr. 1 GewStG).
• Geschäftskonto, Versicherungen, Räume und Telefon: anbieterabhängig, ohne amtlichen Maßstab.
• Rückstellung für die Kosten des Abschlusses: Sie verteilt den Aufwand richtig auf das Jahr, für das der Abschluss erstellt wird, kostet aber nichts zusätzlich.

Holding und Komplementär-GmbH: jede Gesellschaft trägt ihre Kosten selbst

Die laufenden Kosten fallen je Gesellschaft an: Jede GmbH stellt ihren eigenen Abschluss auf, reicht ihn ein (eine Tochtergesellschaft kann unter den Voraussetzungen des § 264 Abs. 3 HGB von der Offenlegung befreit sein), schuldet die Jahresgebühren beider Register und gehört der Kammer an. Bei Jahresabschluss.io gilt der kostenlose erste Abschluss einmal je Konto, bei mehreren Gesellschaften also für eine davon; das Gesamtpaket wird je Gesellschaft berechnet.

Eine reine Beteiligungsgesellschaft ist nach § 267a Abs. 3 Nr. 3 HGB keine Kleinstkapitalgesellschaft, auch wenn ihre Zahlen klein sind. Sie zahlt deshalb mindestens die Einstellungsgebühr der kleinen Gesellschaft (25,00 €, KV 1421 JVKostG) und legt Bilanz und Anhang offen; die Jahresgebühr bleibt bei 3,00 €. Ist die Holding in der Software als reine Beteiligungsgesellschaft erfasst, stuft die Software sie als kleine ein; der Abschluss einer kleinen Gesellschaft kostet 500 €.

Beim IHK-Beitrag sieht das Gesetz zwei Ermäßigungen vor, die die Kammer einräumen kann: für eine Kapitalgesellschaft, deren gewerbliche Tätigkeit sich darin erschöpft, persönlich haftende Gesellschafterin einer einzigen Personenhandelsgesellschaft zu sein – typisch die Komplementär-GmbH –, und für eine Gesellschaft, deren Anteile sämtlich ein im Handelsregister eingetragenes Unternehmen hält (§ 3 Abs. 3 Satz 9 und 10 IHKG). Voraussetzung ist jeweils, dass beide derselben Kammer angehören.

Kostenkontrolle: was Sie selbst prüfen und wann die Kanzlei übernimmt

• Größenklasse an den letzten beiden Stichtagen bestimmen (§ 267 Abs. 4, § 267a Abs. 1 HGB): Sie entscheidet über Einstellungsgebühr, Umfang und Preis des Abschlusses.
• Rechnungen der Register mit dem Kostenverzeichnis vergleichen: Beträge, die das JVKostG nicht kennt, brauchen eine eigene Grundlage.
• Den Beitragsbescheid der IHK mit dem Gewerbeertrag des Bemessungsjahres abgleichen; nach ihm richtet sich die Umlage (§ 3 Abs. 3 Satz 6 IHKG).
• Von der Kanzlei ein Angebot in Textform mit klar beschriebenem Umfang erbitten: Aufstellung, Steuererklärungen, E-Bilanz, Buchführung.
• Die laufenden Kosten für mehrere Jahre gleich aufschlüsseln, damit Abweichungen auffallen – etwa ein Abschluss, der durch eine Änderung der Größenklasse teurer wird.

Die Kanzlei ist der bessere Weg, wenn Sonderfälle anstehen – Organschaft, Umwandlung, Anteilsverkauf mit Verlustvorträgen, Liquidation – oder wenn Sie Abschluss und Erklärungen nicht selbst verantworten möchten. Allein oder gemeinsam mit Ihrer Kanzlei: Die Software stellt den Abschluss aus der Saldenliste auf, und Kanzleien können in derselben Software mitarbeiten.

Häufige Fragen

Was kostet eine GmbH pro Jahr mindestens?

An gesetzlich bezifferten Gebühren zahlt eine Kleinst-GmbH 41,30 € im Jahr: 18,50 € für die Einstellung der Bilanz (KV 1420 JVKostG), 3,00 € Jahresgebühr des Unternehmensregisters (KV 1410 JVKostG) und 19,80 € Jahresgebühr des Transparenzregisters (Anlage Nr. 1 TrGebV). Hinzu kommen der IHK-Beitrag nach der Beitragsordnung der Kammer sowie Buchführung, Jahresabschluss und Steuererklärungen, deren Kosten davon abhängen, wer sie erstellt.

Muss eine GmbH ohne Gewinn IHK-Beitrag zahlen?

In der Regel ja. Zur Kammer gehört jede GmbH, die zur Gewerbesteuer veranlagt wird und im Bezirk eine Betriebsstätte unterhält (§ 2 Abs. 1 IHKG). Die Kammer erhebt Grundbeiträge und Umlagen nach ihrer Beitragsordnung (§ 3 Abs. 3 Satz 1 IHKG); die Freistellung bis 5.200 € Gewerbeertrag gilt nach § 3 Abs. 3 Satz 3 IHKG nicht für die GmbH. Die Umlage bemisst sich nach dem Gewerbeertrag (Satz 6), der Grundbeitrag nach der Beitragsordnung.

Welche Gebühren verlangt das Unternehmensregister jedes Jahr?

Zwei: die Jahresgebühr für die Führung des Registers – 3,00 €, wenn die Gesellschaft die Erleichterungen des § 326 HGB nutzen kann, sonst 6,00 € (KV 1410 und 1411 JVKostG) – und die Gebühr für die Einstellung des Abschlusses: 18,50 € bei Kleinst-, 25,00 € bei kleinen und 55,00 € bei mittelgroßen Gesellschaften (KV 1420 bis 1422 JVKostG). Werden die Unterlagen vor der Einstellung geändert oder ergänzt übermittelt, erhöht sich die Einstellungsgebühr um 50 % (Vorbemerkung 1.4.2 Abs. 2).

Wie hoch ist die Jahresgebühr des Transparenzregisters?

19,80 € je Gebührenjahr seit dem Gebührenjahr 2024 (Anlage Nr. 1 zur Transparenzregistergebührenverordnung, BGBl. 2023 I Nr. 378); für 2022 und 2023 waren es 20,80 €. Erhoben wird sie nach § 24 Abs. 1 Satz 1 GwG für die Führung des Registers von jeder Vereinigung im Sinne des § 20 GwG, also auch von jeder GmbH; befreit wird nur eine GmbH mit steuerbegünstigten Zwecken, auf Antrag oder bei Eintrag im Zuwendungsempfängerregister (§ 24 Abs. 1 Satz 2 bis 4 GwG).

Was kostet der Jahresabschluss beim Steuerberater nach StBVV?

Für die Aufstellung von Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung 10/10 bis 40/10 einer vollen Gebühr nach Tabelle B (§ 35 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a StBVV). Gegenstandswert ist das Mittel aus berichtigter Bilanzsumme und betrieblicher Jahresleistung; bei 300.000 € beträgt die volle Gebühr 641 €, der Rahmen also 641 € bis 2.564 € zuzüglich Auslagen und Umsatzsteuer. Eine abweichende Vergütung kann in Textform vereinbart werden (§ 4 StBVV).

Hat eine GmbH bei der Gewerbesteuer einen Freibetrag?

Nicht den von 24.500 €: Ihn gewährt § 11 Abs. 1 Satz 3 Nr. 1 GewStG nur natürlichen Personen und Personengesellschaften. Einen Freibetrag von 5.000 € erhält nach Nr. 2 nur eine steuerbefreite GmbH für ihre steuerpflichtige Tätigkeit, etwa eine gemeinnützige GmbH mit wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb (§ 3 Nr. 6 GewStG). Bei der GmbH wird der auf volle 100 € abgerundete Gewerbeertrag ohne Freibetrag angesetzt; die Gewerbesteuererklärung gibt sie nach § 25 Abs. 1 Nr. 2 GewStDV unabhängig von seiner Höhe ab.

Zahlt eine Holding-GmbH die laufenden Kosten zusätzlich zu ihrer Tochter?

Ja, jede Gesellschaft zahlt ihre eigenen: Abschluss, Einreichung, Registergebühren, Transparenzregister und Kammerbeitrag fallen bei Holding und Tochter getrennt an. Eine reine Beteiligungsgesellschaft ist nach § 267a Abs. 3 Nr. 3 HGB keine Kleinstkapitalgesellschaft und zahlt deshalb mindestens die Einstellungsgebühr der kleinen (25,00 €, KV 1421 JVKostG). Für eine Tochter, deren Anteile ein eingetragenes Unternehmen derselben Kammer vollständig hält, kann die IHK einen ermäßigten Grundbeitrag einräumen (§ 3 Abs. 3 Satz 10 IHKG).

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

• JVKostG – Kostenverzeichnis, Hauptabschnitt 4 (KV 1410 bis 1441) — abgerufen am 04.11.2026
• TrGebV – Gebührenverzeichnis (Anlage zu § 1) — abgerufen am 04.11.2026
• § 24 GwG – Gebühren und Auslagen — abgerufen am 04.11.2026
• § 20 GwG – Transparenzpflichten — abgerufen am 04.11.2026
• § 2 IHKG – Kammerzugehörigkeit — abgerufen am 04.11.2026
• § 3 IHKG – Beiträge — abgerufen am 04.11.2026
• § 35 StBVV – Abschlussarbeiten — abgerufen am 04.11.2026
• § 24 StBVV – Steuererklärungen — abgerufen am 04.11.2026
• StBVV Anlage 1 (Tabelle A) — abgerufen am 04.11.2026
• StBVV Anlage 2 (Tabelle B) — abgerufen am 04.11.2026
• § 11 GewStG – Steuermesszahl und Freibetrag — abgerufen am 04.11.2026
• § 267a HGB – Kleinstkapitalgesellschaften — abgerufen am 04.11.2026